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Chapter 13. 溝通管理(Communication Management)

Table of Contents

13.1. 表達方式
13.1.1. 拒絶反問句
13.1.2. 任務分配
13.1.3. 任務確認
13.2. 越級和跨部門溝通
13.3. 會議管理
13.3.1. 會議的時間成本
13.3.2. 三個臭皮匠,還是臭皮匠
13.3.3. 下一個飯局
13.3.4. 會議必須有結論
13.3.5. 會議記錄
13.3.6. 會議地點
13.3.7. 與會人員
13.3.8. 怎樣管理會議的時間呢?
13.4. 工作報告
13.5. 負面信息處理

為了確保項目的信息的合理收集和傳輸所需要實施的一系列措施,它包括溝通規劃,信息傳輸和進度報告等。

我的要求就是單向精準,消息漏斗化。單向是有別于廣播的。

很多企業喜歡使用廣播試溝通,典型的例子是將電子郵件CC抄送給所有人,有關無關均抄送。這帶來一個問題,員工每日面對一屏幕的電子郵件,找出與自己有關的郵件,既浪費時間也容易出錯。所以電郵需要精準投遞,不要發給無關的人。

消息漏斗化是指消息到達最終接收者,中間經過的環節不斷過濾,消息量越來越少。舉例,10個需求,5個評審通過,3個實現不了,1個開發實現不了,最終只有1個需求安排給開發者。

13.1. 表達方式

職場生存就不免不了與人打交道,高大上的說法叫“溝通”。不像生活中的溝通有天人的信任和默契,哪怕是不那麼注意談話方式,也不會產生誤解。

職場上則不同,我們經常需要面對陌生人,需要更多技巧和規則。

13.1.1. 拒絶反問句

職場溝通應該儘量使用陳述句和祈使句,措辭需非常謹慎,以免產生歧義,甚至傷害對方的情緒而誘發矛盾。

當今的職場90、95後為主力,這一代獨生子女內心比較脆弱,管理層稍有措辭不當,就會傷害到他們的情緒,後果是撂挑子就走。

無論是誰被反問的時候,都難免產生被冒犯的情緒。



XXXX 難道你們之前沒有人對 XXX 進行測試驗證嗎?
我已經跟你們說我無數次,為什麼還犯這種低級錯誤?

換一種說法



XXX看來是測試不足,您看我們採用 XXX 方看是否可行?
目前的問題是 XXX,我們應該討論一下怎麼徹底解決,不再發生同樣的事情。

職場中,善用反問的同事是令人生厭的。換做官場,對上級或者平級採用反問的方式,仕途就此終結。

13.1.2. 任務分配

一旦時間點確定,接下來就是分配任務倒指定開發人,任務的分配十分講究,分配任務要精確描述,不能使用模糊語言,那樣會造成誤解。我的分配原則是5W2H方法:



- What:做什麼事?
- Why:為什麼做這件事?有什麼意義?目的是什麼?有必要嗎?
- When:什麼時候做,完成的時間是否適當?
- Where:在什麼地方做,在什麼範圍內完成?
- Who:由誰負責做?由誰負責執行?誰更合適?熟練程度低的人能做嗎?
- How:怎樣做
- How much: 成本 (不是所有崗位都會涉及成本)

舉例,運維任務



- What:為api伺服器做負載均衡,多增加一個節點,負載均衡算法採用最小連接數。
- Why:目前api伺服器只有一台,如果出現故障將影響倒所有業務運行,顧該伺服器存在單點故障,需要增加節點。
- When:本週內完成,周末上線。(此處可以寫日期)
- Where:在A機櫃,低2機位處,連接倒交換機第三個連接埠。
- Who:XXX負責網絡配置,XXX負責上架,XXX 負責驗收測試
- How:增加/etc/hosts設置如下
  - api.example.com   127.0.0.1
  - api1.example.com  192.168.2.5
  - api2.example.com  192.168.2.6

舉例,開發任務



- What:增加圖片驗證碼。
- Why:目前用戶註冊登陸以及發帖無驗證嗎,某些用戶通過機器人軟件批量開戶/發廣告帖,給我門管理帶來很大困擾。
- When:2014-06-15 開始開發,2014-06-20 12:00 上線。
- Where:用戶註冊,登陸與發帖處增加該功能,。
- Who:張三負責驗證碼生成類的開發,李四負責用戶註冊,登陸UI修改,王五負責發帖UI的修改。
- How:具體怎麼操作的細節,此處省略200字...

舉例,測試任務



- What:測出XXX軟件並發性能。
- Why:目前XXX軟件在綫任務達到200後,用戶反映速度慢,經常掉綫。
- When:故障時間點10:00AM,需要周二完成測試,周五完成優化,月底上線。(此處可以寫日期)
- Where:在AAA分支檢出代碼,編譯後部署到BBB環境。
- Who:XXX負責網絡配置,XXX負責軟件部署,XXX 負責測試
- How:具體怎麼操作的細節,此處省略200字...

舉例,促銷任務



- What:XXX產品促銷。
- Why:目前XXX產品在 XXX 市場佔有率 XXX 用戶反映 XXX。
- When:促銷起始時間 XXX 結束時間 XXX
- Where:AAA 細分市場,BBB區域。
- Who:XXX負責 XX,XXX負責 XX,XXX 負責 XX
- How:具體怎麼操作的細節,此處省略200字...
- How much: 成本XXX

13.1.3. 任務確認

當接受分配的任務後,最好能夠在溝通完畢後確認一下對方的意思,例如:

“XXX 總, 我沒理解錯誤的話,您的意思是要求我:第一,......; 第二,......; 第三, ......; 是這樣嗎? 沒有問題的話我就按這個去執行了。”