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13.3. 會議管理

13.3.1. 會議的時間成本

會議不僅占用管理層的時間,更占用員工的時間,所以要嚴控會議用時。

開會就要有解決方案,成熟的方案,否則不要開會,開了沒有意義,浪費時間。

13.3.2. 三個臭皮匠,還是臭皮匠

三個臭皮匠,還是臭皮匠,永遠不會成為諸葛亮,如果三個臭皮匠能成為諸葛亮,就不會出現三足鼎立的情況,集思廣益純屬扯淡。

大部分的會議就浪費在聽取廣大群眾的發言。

通常我們看到的會議就是針對XXXXX問題你們看看怎麼做,你們大家商量一下,然後你一言,我一嘴,各個提建議,到頭什麼都沒有解決,一份會議記錄發給所有人,几乎沒有人看。

提意見都很踴躍,具體到誰負責都開始低頭,會議內容落實5%不到。

13.3.3. 下一個飯局

會議出現交叉,追尾,就是如同趕飯局。

多任務處理和預約衝突使會議效率變低,公司不得不安排更多會議完成工作。

13.3.4. 會議必須有結論

會開了,問題仍然沒有解決,這種議而不決非常普遍。

會議不能議而不決,會議的目的是針對方案細節依次敲定,然後進入到Ticket對應具體負責人。

13.3.5. 會議記錄

我從來不看,沒有必要寫。

13.3.6. 會議地點

會議地點可以隨時隨地,桌面討論也是會議,不一定非要定會議室。

13.3.7. 與會人員

與會議議題無關的的人員不應該參加會議。

13.3.8. 怎樣管理會議的時間呢?

取消一定數量的會議或者刻意壓縮會議時間並不現實,因為促進合作和作出重大決定都需要開會研究。

我認為可以這樣管理,首先規定一個部門或者管理層,一周或者一個月的會議時長。每組織一次會議,便扣除會議時長,並告知剩餘時長。

同時制定下面六條規定,可以讓許多公司大幅提高會議質量。

  1. 會議審批,議題論證,組織會議人員資格,會議時間、與會人員都要嚴格審查

  2. 議程目標明確。比如通知A事項,討論B事項和決定C事項。會議過程也和會議目標一樣簡明扼要,與會者專注于完成具體目標。

  3. 提前準備。所有周商業計劃回顧都必須提前發出,讓與會者能在會議前查閲。這一舉措大大減少會上分享信息時間。

  4. 按時開始。時長一小時會議如果晚5分鐘開始,就會浪費8%的會議時間,但很多管理團隊在任何其他職責領域都不會允許8%的浪費發生。

  5. 敲定事項,會議的目的是針對方案細節依次敲定,什麼是應具體負責人,什麼時間完成。

  6. 儘早結束,尤其是在會議無法得出明確結果的情況下。當公司內部會議效率下降,或與會者準備不充分時,喬布斯會馬上“緊急叫停”。有人覺得這樣做唐突無禮,但當會議不太可能得出理想結果時,該做法有效制止了時間和金錢浪費。