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9.6. GTD (Getting Things Done)

  1. 收集:就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統統羅列出來,放入inbox中,這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的檔案夾或者籃子,也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦,記錄下所有的工作。

  2. 整理:將stuff放入inbox之後,就需要定期或不定期地進行整理,清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理,對於不能付諸行動的內容,可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類,而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成,如果可以則立即行動完成它,如果不行對下一步行動進行組織。

  3. 組織:個人感覺組織中的最核心的步驟,組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統,而對下一步行動的組織則一般可分為:下一步行動清單,等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作,而且如果一個項目涉及到多步驟的工作,那麼需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在於,它作了進一步的細化,比如按照地點(電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市)分別記錄只有在這些地方纔可以執行的行動,而當你到這些地點後也就能夠一目瞭然地知道應該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等等。

  4. 回顧:回顧是一個重要步驟,一般需要每週進行回顧與檢查,通過回顧及檢查你的所有清單併進行更新,可以確保系統的運作,而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

  5. 行動:根據時間的多少,精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。