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12.2. 項目管理中工時計算的問題

12.2.1. 背景

  1. 為什麼項目總是不能按時結項?

  2. 為什麼工期一再延誤?

  3. 員工不夠努力嗎?

  4. 時間去了哪裡?

12.2.2. 面臨的問題

普遍問題是,我們至今對知識型工作者的做事效率,仍採用工業時代的評價模式。若工作者每小時的效率產出基本一致,那關注他們的工作時長便行之有理。 對於重複性勞動,這種評價模式可能確實管用,但對知識型工作者就不太適用。

12.2.3. 工時去了哪裡?

據統計一個典型的美國辦公室工作者,每個工作日只能完成90分鐘真正有意義的工作。

當天剩餘的大部分時間,都被浪費在各種分心事務上,比如閲讀新聞、網上衝浪、同事社交、吃零食、喝咖啡、翻看報紙、處理無關郵件、不必要的拖延行為、玩遊戲、做白日夢等。 多說一句,美國辦公室工作者在世界範圍內還算最高效的人群。在其他很多國家,人們每天完成的實質工作甚至更少。

12.2.3.1. 洗手間,茶水間,吸煙
  • 洗手間,先不分男女性別差異以及大小號,平均下來10~15分鐘一次沒有意見吧?那麼一天至少兩次吧?

  • 茶水間,洗杯子,泡茶,清理茶葉殘渣,遇到同時還需要寒暄幾句。需要10分鐘吧? 一天至少2~4次吧?

  • 吸煙,我不吸煙不太清楚,但是看到公司的煙友抽的爽,了得歡。20 分鐘要吧?

12.2.3.2. 看郵件,寫郵件

我最討厭郵件群發,或將不相關的郵件也CC給我。閲讀這些不相關的郵件是非常浪費時間的,你不清楚那封郵件中會與你有關,只能逐一閲讀。 寫郵件更浪費時間,給領導寫郵件浪費時間乘以二,既要要注意措辭,還要注意語氣。 閲讀郵件至少需要30分鐘時間,寫郵件需要1個小時

12.2.3.3. 溝通

很多企業組織架構層級導致溝通不順暢,增加溝通成本,工時內耗。企業應該為員工提供開放的溝通,而不是層層轉達。

12.2.3.4. 查資料

查資料並沒有浪費工時,磨刀不誤砍柴工。但資料查了,問題沒有解決工時就被消耗了。

12.2.3.5. 無關的會議

中國是開會就是你一句我一句出主意,大都無法落實。很多無關會議把你拉去旁聽。一般會議時間都在2個小時左右。

12.2.3.6. 不必要的拖延行為

員工拖延時間有很多原因,不一定都是員工的問題,多是企業的問題造成的,所以企業自身要找原因,不要歸罪為員工問題。

12.2.3.7. 私人時間
  • 看手機短信,接聽亂七八糟的電話(買保險的,貸款的,賣房的,頭自理財的,詐騙的)

  • 微信,朋友圈

  • 看新聞,玩遊戲

以上僅僅粗略列出幾項影響工時的因素,但實際過程中遠不止這些,會有更多因素會占用工時。

12.2.4. 怎樣改善面臨的問題

死扣工時的時代已經過去了,我們應該更多關注員工產出成果。

歐美企業儘可能的為員工提供最好的工作,彈性工作時間甚至可以SOHO辦公,不是讓員工享受,而是讓員工最大化產出。

目標管理,價值管理都勝過時間管理。

我認為項目管理應該改叫項目服務,項目服務能更描述項目人員的角色。

員工每天真正投入工作的時間越長,產出就越多,做有真正有意義的工作才是王道。

12.2.5. 怎樣計算項目工時?

項目管理中通常是採用8小時/每天,一周40小時來計算工時。

項目延期主要問題就是工時計算不合理,項目工時不能與8小時工作制掛鉤。

8小時工作制,僅僅是規定員工在8小時之內要工作崗位上。

員工不是機器人,不可能8小時內,一刻不停的工作。

所以減去上洗手間,茶水間,吸煙,處理工作郵件,回覆工作即時消息,開無用的會議等等時間,員工剩下多少真正有意義的工作時間?

所以我認為保守計算,項目工時應該按6小時計算甚至4小時。